| 団体旅行の幹事が旅行の手配から帰国までを綴る おもしろ旅行記！ 海外旅行の幹事さんになったら参考になるかな？ |
| 職場の親睦会は３人の幹事で運営しています。任期は４月下旬の歓送迎会から翌年の歓送迎会まで。 次期幹事を現幹事が指名できることになっています。現在会員数２３名。非常勤でも参加できることになっています。 ４月２０日 幹事誕生 そして歓送迎会のお開き直前に、幹事の依頼がありました。そこで皆さんの前で「幹事引き受けてもいいですけど、皆さんパスポートが必要になってもいいですか？」といった途端、拍手拍手拍手！ えらいこっちゃ、みんな本気にしてるぅ(^^;; というわけで、めでたく？幹事に選ばれたのでした（苦笑） ４月２７日 見積もりの依頼 とりあえず、積み立てで海外に行けるか調べなくてはなりません。候補地はサイパン、香港、石垣島に絞った。 寒さが苦手な私のことですから、暖かい地方しか考えられなかったので。。。 旅行代理店は昨年はＪ社だったんですが、そのときＴ社が頑張っていたこともあって、今回はＴ社に見積もりを頼んだ。 概要は、２００２年１月２５日と２６日の２班に分かれて出発。当日半日市内観光。土曜日の夕食を合同で行う。 ホテルは一流でなくて良いが、日本語が話せるスタッフが常駐してること。その他は任せるが予算は６万円まで。 このような条件にしておきました。 ５月２２日 行き先決定 見積書が届いた。 香港：５８，０００円 ２泊３日（２夕食付き） サイパン：３日間は不可能でボツ（４日間を優先し、空きがあったら３日間を入れるらしい。だから団体は不可能とのこと） 石垣島：予算をかなりオーバーするとのことでボツ 代替案として、グアムを見積もってもらった結果、６１，０００円（何とかなる額）、ＡＮＡ利用の４日間は、ちょいと待てよ･･･ ＡＮＡ便だと帰り未明の出発になるじゃないか！ しかも前夜は宴会だ！ これもボツ というわけで、臨時総会（５月２２日）を開き「香港」に決定しました＼(^O^)／ さてさて、日時と行き先は決まりましたが、これからの日程を考えねば。 ５月２４日 スケジュールの打ち合わせ Ｔ社に来てもらって、今後の予定を相談しました。 Ｔ社からは オプショナルツアーの一覧をもらう。ガイドブックをもらう。 ＥＤカードを無料で（こそっと）書いてもらう。（これは助かった。団体となると予め書いておかないと面倒） さらに関空に見送りに来てくれるらしい。ということは、搭乗券に引き替えてもらうことも了解してくれた。（これで１時間前の集合ですむ） 当方では ６月中に出席予定者を調べる。 秋までにパスポートを取得してもらう。有効残存期間が６か月以上を念を押さないと･･･ 同時に班分けと部屋割り ３０日前までに最終の人数確認 年明けにオプショナルツアーの希望を聞く ５月２９日 難問発生 ３人が旅行に行けないかも知れないと言ってきた。 １人目：小さな子どものいるお母さん（やむを得ないだろうな） ２人目：７月に試験があってスベったら試験日が重なる（何とか合格してくれよ） ３人目：パスポートとるの面倒くさい。以前にも行ったことあるし（やめてよ、そんな理由） 現在会員が２３名、非常勤の方が２名参加されると思うので、計２５名。 あと１人あやしい。１班１０名以上でないと高くなるらしい！ となるとギリギリになってくる。 旅行会社に連絡して「万一２０名を割っても同料金にしてね」と交渉！ 担当者は明日から添乗らしいので、結果は数日後。 大幅に高くなったら行けないじゃないか！！ 温泉旅行じゃいやだよ！ フリータイムにゴルフと釣りに行きたいという希望が出てきた。 幹事としては止めてほしいが仕方ない。 これも旅行代理店に聞いた。 釣りはできません。ゴルフはマカオに行ってなら可能。 これを説明したら、止めておこうということになった。 ふう、やれやれ！ 忙しい一日やったなあ。。。 ６月１日 急展開？ 参加者が減って最悪温泉旅行か。。。 と思いきや、校長がえらいことを言い出した。 「昨日夕陽丘校の校長に会ってな、うちの旅行香港やって言って来たで！羨ましがってたわ」 「ええっ、たぶん行けると思うけど。人数が減ったら行けないし･･･」 「それなら、夕陽丘校にも一緒に香港に行けって言おうか」 「ぎょっ、一緒といっても往復の飛行機だけですよ。それで団体の確保ができるから。それ以上のことは知りませんよ。 そうでないと幹事たまらんわ」 「よっしゃ、わかった。ボウリング大会の後で言っとくわ」 という案配。 本当に言ったかどうかはわからないが、向こうが乗ってきたらどうしよう。 まあ、ほとんどの職員は知っているからいいけれど。。。 この先双方の幹事間でも調整せにゃならないの？幹事辛いワ この先どうなるんやろ。 やっぱり一緒に行くのなんて止めようや！ ６月５日 人数の確保はできそうだが 出欠を聞きに回った。今のところ２３名が出席するよ！とのこと。ホッと一息。。。とはいきませんよ。この言葉に歴代幹事は騙されている。次に出欠を聞くのは３０日前。おそらく欠席者が出るだろう。ひどいときには前日キャンセルも。。。 ということで、あと１割の欠席を見込むと、なんとギリギリの人数になる。どうなることやら。 そういえば、校長の口から夕陽丘校のことは何も出てこない。たぶん話をしていないのだろう。ホッと胸をなで下ろした。 出欠を聞いたと同時にパスポートの申請用紙を配り、秋までに取得しておいてね！とお願いした。１１名が申請するようだ。このうち初海外は何人だろうか。ちょいと気になる。 ６月１１日 ゴルフ料金が判明 ゴルフの料金がわかった。ゴルフはマカオでないとできないらしい。で、往復の送迎と１プレイで５５，０００円とのこと。私はゴルフにまったく興味がないので、相場がわからない。このことを話したら高すぎるのでやらないらしい。皆さんオプショナルツアーに参加していただきましょう！ フフフ♪ ホッとする間もなく、香港のガイドブックを調達してほしいとのこと。 ヾ(・ε・。)ォィォィまだ半年先だぞ！ １人部屋って可能なんでしょうかねぇ？とも 差額料金を聞いてみるわ！ 案外いいかも (*^m^*) ムフッ 旅行代理店に連絡。ガイドブックは早急にいただくことになった。１人部屋は１万円追加で可能とのこと。やれやれ。 この先が思いやられるワ。。。 フゥ〜 ６月２１日 ガイドブック到着 香港のガイドブックが届いた。さっそく参加予定者に配布して、希望出発日を聞いて回った。 ゴルフが中止になったためか、ゴルフ組は何となくトーンが低い。そんなにやりたいのかなあ？ 理解に苦しむところ･･･ ついでにオプションのツアーの一覧表をもらったので、「希望は年明けに聞きます！」ということで配布した。 「あれがいい。これがいい」とにぎやかだったから、当面この話題で持ちきりだろうな。いろいろ注文をつけられないかヒヤヒヤだけど･･･ 一人部屋の希望者は５人。因みに香港まで行って邪魔されたくないから、私も一人部屋にしようかな！ ７月１７日 班分け＆部屋割り えっ、もう部屋割り？ と驚かれることだと思う。というのも一人部屋の希望者が当初４人程度と聞いていたのが、なんと９人にも膨れ上がった。ということはホテルの部屋を１０室以上確保しなければならないので、時期は早いけれど出発日と部屋割り抽選をやってしまった。 おそらくキャンセルもあって変動もあると思うが･･･ こういうことなら今後旅行は、シングルルームを基本にしなければならないのかなあ。これからの感じは大変だぞ！ ２班の合同夕食会のあと、希望者全員で夜景を見に行くツアーを組み込もうと思う。 代金を聞いたら、一人１０００円だそうだ。これなら予算内。ただバスで回るのがイマイチだが予算には勝てない。以前から夜景を見たいので連れていってほしいという希望を、ちらほら聞いていたからちょうどいい。今はまだ内緒。もう少し先になってから発表しよう(*^_^*) 前々から気になっていたことがある。１回の人数が１０名以下になった場合団体にならないかも知れないということ。 交渉の末、８名以上なら同一料金にしますとのこと。 ふぅ〜よかったぁ！ そうそう、７月から日本のＥＤカードが廃止されたのは嬉しい。これでまた一つ心配事がなくなった♪ 名簿を旅行代理店に渡したので、しばらくはのんびりできそう。やれやれ(*^_^*) 夏休みの宿、早く予約しなくちゃ！！ ８月２２日 任せて大丈夫？ 夏休みの旅行で宿泊した河口湖の旅館が最悪だたので、帰って旅行会社にクレームを入れた。あいにく担当者は夏期休暇中とかで、今週連絡をくれることになった。旅館での様子を一部始終話したら、「電話では失礼なので」と職場まで謝りに来た。別に旅行代理店の責任ではない。ただ、職場の親睦旅行にこういうことがあると大変だ。トラブルはやむを得ないが、迅速な対応をしてもらわないと！ 本当に安心してお宅に任せられるのか！ と言ったら、安心して任せてください！って言い切った。 この担当者が宿に問い合わせたところ、このような回答があったという。 １．水漏れがあったことは事実で申し訳ない。お部屋にはフロントのチーフに伺わせた。 男性が来たが、うろうろしてばっかり。上の階を見に行ったりして「おかしい、分からない」を連発していただけじゃないか！ ２．お部屋は１０畳から１２畳にかわっていただいた。 部屋の大きさなんて寝るだけだからどうでもいい。大きな部屋だからいいという考えはおかしいのでは。まして夜中に部屋をかわらなきゃならないのに、荷物すら運んでくれなかったじゃないか！ ３．チェックアウト時に支配人がお詫びした。 フロント係しかいなかったじゃないか。私がどうなってるんだと聞くまで一言も言わなかったし！！ まだまだあるんだけど･･･ 最低の旅館だね。 職場の香港旅行は大丈夫だろうか。すごく心配･･･ １０月４日 心配事 アメリカのテロの影響で、もしかしたら「渡航を自粛せよ！」というようなお達しがきていないか心配だったので、ちょこっと聞いてみた。旅行業界は大きな打撃を負って苦しいので、危険な場所でないならじゃんじゃん行ってくれ！ だって。ひとまず旅行はＯＫということでホッとした。 ただ、職員の間から今回はキャンセルしたいという人が出てこないか心配だ。今のところキャンセルは聞いてないが、直前になってからだと困るんだよね。少しでも早く解決してくれないかな！！ １１月１日 またまた心配事！ 職場の親睦旅行のことで気になることが･･･ 職員のおばさんに「１１月になったし、そろそろパスポートを取ってもらうように言わなきゃ･･･」と言ったら、「ねえ、国内にしない？」だと！ 「ちょっ、ちょっと待ってよ。つい先日パスポート取ってきた人いるんだよ。そんなの今更変えられないよ」とは言ったものの、この先どうなるんだろう。すでに半数以上の人にパスポートを用意してもらってるのに、「行き先を国内に変更します」なんて言えないよ。 変更したくもないけど（笑） 果たして欠席者が続出するんだろうか？ 週明けにもみんなに聞いてみようと思うが、なんとなく気が重い。 １１月５日 ほっ！ おそるおそる職員に聞いてみた。「国際情勢がややこしい時期だけにあえて聞くけど、香港旅行は参加しますか？」 その結果は、予め欠席を聞いている人を除いて全員ＯＫ！ （出張などで聞けなかった人もいるけど） 先日「国内に変更しないか」って言っていたおばさんも「大丈夫なの？」だって。「それはわかりません。自衛隊の派遣が決まった以上、日本のほうが危険じゃないの」と返事をしておいた。で、この方も出席だって。 ということで、いまのところ心配は要らない模様。やれやれ！ でも、ギリギリになってキャンセルは付き物だからなあ･･･ 最終確認は１２月２０日くらいの予定。どうなることやら･･･ １１月７日 そんなバカな！ お昼休みに旅行代理店の営業マンがやってきた。普通ならアポ取ってくるはずだけど、なんとなくいやな予感！ 案の定「航空保険が＄１０上がったので、その分旅費を値上げさせてくれ。これはうちが儲けようとしてるのじゃなくて、航空会社の一方的な通知なので、みなさんに納得してもらっている。」だって！ もちろん一蹴！「お宅の見積もりで納得して契約した。その後安くすると言う業者も断ってきた。理由がなんであれ、見積もりより値上げは納得できない。このご時世、海外旅行も減っているときにもっと安くできないか聞こうかと思っていたところだ。レートの変化もあることだし、それくらいの金額の変動は承知のハズ。いまさら値上げなど契約に違反する。それならば私も安くすると言った旅行会社に価格を聞いてみる。来週に回答する。」と言って、その場は帰ってもらった。 気の毒には思うが、うちも予算がある。１２００円余りとはいえ団体だと痛い。 １０分ほどして電話が。「上司に相談した結果、今回に限り据え置きで･･･」 やればできるじゃないか！ 強く出るべきだなあ！ １２月１７日 なんとか行けそう！ 日程表が届いた。それに合わせて出席者の確認をした。結局１９名の出席。やっぱり減ったなぁ。 まあ、これならなんとか行ける人数だ。やれやれ･･･ この先、正月明けに保険とオプショナルツアーの参加を聞き、１月１６日に費用を支払う。 もうキャンセルでないでくれぇ〜 １月９日 ええっ！大丈夫？ 最終の出席確認を行った。１名が欠席になるかも知れないが、残りは出席とのことでホッとした。 で、オプショナルツアーと傷害保険の希望を聞いた。なんとオプショナルツアーを希望した人は１人。その他の人は、街をぶらぶらすると言う人、現地に着いてから良いのがあれば申し込むと言う人たちだ。当然その中には初めての海外旅行の人もいる。 本当に大丈夫だろうか？ ちょっと甘く見すぎてないだろうか？ 正直言って私はかなり不安になっている。 現地での自由行動日は気ままにうろうろして、幹事放棄をしようと企んでいるのに･･･ まさか、そんなにオプショナルツアーの希望者がないとは思わなかった(^^ゞ というわけで旅行代理店の人に、空港に着いたらまず両替をちゃんとしてやってほしい。それと現地ツアーの案内と予約をちゃんとしてやってほしい。という２点をガイドに徹底しておくようにお願いした。 頼んまっせ！！ 結局どこも行けずに幹事の責任にしないでよぉ〜 １月２１日 質問攻め！ 予想していたとはいえ質問攻め。。。 そりゃ初めての海外のときは不安なもの。 私とて海外はわずかの経験しかないし語学力もない。 でも、出きる限りのお手伝いはするつもり。幹事としてというより旅好きという立場で。 喫煙はできるの？ →えっとね、機内は禁煙でしょ。香港は端のほうに喫煙ルームみたいなのがあるみたいですよ。でも時間ないでしょうね。観光地は灰皿がなかったら禁煙と思ってね。レストランとホテルの部屋は喫煙ＯＫの席やフロアをお願いしてます。ただし現地に行かないと分からないですよ。タバコは関空で１００本くらい吸っておいて！ 両替は？ →現地空港でガイドに頼んでます。 ＯＰは？ →現地ガイドから紹介してくれるように頼んでます。 枕銭は？ →レストランでは、トイレは、ハウスキーパーには・・・・ 寝間着は？ →ありません。歯ブラシとセットで持っていってね。 気温は？ →最高が１８℃くらいみたい。１０月頃の気温かなあ。 カードは使えるの？ →使えるけど信用のおける店で使ってね！ どこに行こうか？ →そんなこと知るか！！！！ といった状況。みんなで楽しい旅行にしたいな♪ １月２３日 最終案内 いよいよ第１班が明後日の出発となり、最終の案内を行った。 とくに重要と思われるものを中心に約１５分。みなさん真剣に聞いてくれた。 これで何とかなりそう。みんなが楽しく過ごせ、また行きたいねと言ってもらえるようにお手伝いをしたい。 帰国したら出きる限り早く旅行記を書きますね！ それじゃ、行ってきま〜す♪ １月２６日〜２８日 香港旅行♪ 旅行中は大きな混乱もなく、全員無事帰国できた。みなさんそれぞれ街の散策を楽しまれたようだ。 ただ料理が話とは違ったのはいただけない。 帰ってから旅行会社にクレームをつけておいた。どうにもならないのは分かっているが。 来年は台湾に行きたいという声があがっている。せっかくパスポートを取った人も多く、実現させたいなあ。 もう一年幹事をやってもいいな。台湾に行けるなら(^O^) １月３１日、旅行費用の精算が終わった。 私がイチバン思ったこと！！ 団体旅行の幹事をやるなら海外旅行に限る！ みんなそれなりに気をつけるし無茶もしない。今まででイチバン楽だった！！ 以上で香港幹事物語、落着で〜す♪ |
